کسی فارم کا ڈاؤن لوڈ کے لیے دستیاب ہونا لازماً یہ معنی نہیں رکھتا کہ کمپنی اسے کاغذی صورت میں جمع کراسکتی ہے۔ پاکستان کے کارپوریٹ فائلنگ نظام میں مجاز طریقہ کمپنی کی فائلنگ حیثیت اور متعلقہ دستاویز یا لین دین دونوں پر منحصر ہے۔ بعض فائلنگز صراحتاً eZfile کے تابع ہیں، جبکہ دوسری صورتوں میں یا مخصوص اجازت کے ساتھ کمپنیز ریگولیشنز، 2024، مع ترامیم کے تحت کاغذی جمع آوری ممکن ہے۔
یہ پاکستان کی عام پرائیویٹ لمیٹڈ اور سنگل ممبر کمپنیوں سے متعلق تین مضامین کی سیریز کا حصہ سوم ہے۔ اس میں کمپنیز ایکٹ، 2017، کمپنیز ریگولیشنز، 2024، مع ترامیم، اور 24 ستمبر 2026 تک دستیاب SECP نوٹیفکیشنز زیرِ غور ہیں۔ متعلقہ کمپنی اور لین دین کے لیے قابلِ اطلاق فائلنگ طریقہ الگ جانچنا چاہیے۔
1. عمومی اصول لازمی الیکٹرانک فائلنگ کے تابع ہے
کمپنیز ریگولیشنز، 2024 کا ریگولیشن 31 فارم، ریٹرن، درخواست اور دستاویزات کی الیکٹرانک اور کاغذی جمع آوری تسلیم کرتا ہے۔ تاہم یہ کمپنیز ایکٹ، 2017 کی دفعہ 471(4) کے تابع ہے، جو لازمی الیکٹرانک فائلنگ کے تقاضے مقرر کرنے کی اجازت دیتی ہے۔
لہٰذا درست سوال صرف یہ نہیں کہ “کیا SECP کاغذی فارم قبول کرتا ہے؟” بلکہ یہ ہے: “کیا قابلِ اطلاق نوٹیفکیشن اور طریقۂ کار کے تحت اس کمپنی کو یہ مخصوص دستاویز کاغذی شکل میں جمع کرانے کی اجازت ہے؟”
جواب مختلف کمپنیوں کے لیے، بلکہ ایک ہی کمپنی کی دو مختلف فائلنگز کے لیے بھی مختلف ہوسکتا ہے۔
2. بعض کمپنیاں عمومی لازمی آن لائن نظام کے تحت آتی ہیں
SECP کے لازمی الیکٹرانک فائلنگ نوٹیفکیشنز میں وہ پرائیویٹ کمپنیاں اور SMC شامل ہیں جن کا ادا شدہ سرمایہ 50 ملین روپے یا اس سے زیادہ ہے۔ متعلقہ نوٹیفکیشنز کی شرائط اور الیکٹرانک طریقے کی دستیابی کے مطابق، آن لائن تشکیل پانے والی کمپنیاں اور وہ کمپنیاں بھی اس نظام میں شامل ہیں جنہوں نے اپنا آخری ریٹرن یا دستاویز الیکٹرانک طور پر جمع کرائی تھی۔ یہ رقم پاکستانی روپے میں ہے۔ یہ نظام S.R.O. 593(I)/2014 کے ذریعے متعارف کرایا گیا تھا، جس کا اطلاق پبلک کمپنیوں پر بھی ہوتا ہے۔
نتیجتاً کم ادا شدہ سرمایہ کاغذی فائلنگ کا خودکار حق پیدا نہیں کرتا۔ آن لائن تشکیل شدہ چھوٹی کمپنی بھی لازمی آن لائن نظام میں آسکتی ہے۔
لازمی زمرے میں آنے والی جس کمپنی کو آن لائن جمع آوری میں حقیقی رکاوٹ درپیش ہو، اسے کاغذی فائلنگ سے پہلے رجسٹرار یا SECP کی کسی دوسری مجاز اتھارٹی سے صریح اجازت حاصل کرنی چاہیے۔ یہ اجازت کی درخواست ہے، مطلوبہ آن لائن طریقہ نظرانداز کرنے کا غیر محدود اختیار نہیں۔ عمومی فائلنگ طریقۂ کار کو قابلِ اطلاق لازمی آن لائن نظام کے ساتھ پڑھنا ضروری ہے۔
لازمی زمروں سے باہر آنے والی پرانی کمپنی کے لیے عمومی اصول کے تابع دستاویزات کی کاغذی فائلنگ کا راستہ برقرار ہوسکتا ہے۔ تب بھی کسی مخصوص دستاویز کا الگ آن لائن تقاضا اس راستے پر غالب ہوسکتا ہے۔
3. ڈائریکٹر اور چیف ایگزیکٹو کی مخصوص تبدیلیاں لازماً eZfile پر ہوں گی
ستمبر 2024 میں ترمیم شدہ ریگولیشن 50(2) ڈائریکٹرز اور چیف ایگزیکٹو کے مخصوص معاملات کے لیے صراحتاً eZfile فائلنگ لازم کرتا ہے۔ ان میں تقرری اور انتخاب، استعفا اور سبک دوشی، اور برطرفی، قانونی طور پر عہدہ خالی ہونے اور وفات کے مقررہ طریقے شامل ہیں۔ ریگولیشن ہر واقعے کے مطابق معاون ثبوت بھی مقرر کرتا ہے۔
یہ محض دستخط شدہ Form 9 اسکین کرنے کا معاملہ نہیں۔ مقررہ استثنا اور حفاظتی تدابیر کے تابع، اس طریقے میں الیکٹرانک تصدیق بھی شامل ہے۔
سبک دوش ہونے والا عہدیدار تصدیق نہ کرے تو کیا ہوگا؟
اگر مطلوبہ تصدیق مقررہ پانچ دن میں نہ ہو، تو ریگولیشن 50(2) eZfile کے ذریعے رکاوٹ رپورٹ کرنے کا راستہ دیتا ہے تاکہ رجسٹرار ضروری جانچ کے بعد معاملہ دیکھ سکے۔ لہٰذا سبک دوش عہدیدار کے عدم تعاون کو مقررہ طریقے سے حل کرنا چاہیے، نہ کہ یہ فرض کرکے کہ بغیر اجازت کاغذی فارم کافی ہوگا۔
کاغذی فارم کی اجازت کب ہوسکتی ہے؟
جہاں تقرری یا عہدہ ختم ہونے کی فائلنگ eZfile پر ممکن نہ ہو، رجسٹرار آف کمپنیز تحریری طور پر درج خصوصی وجوہ اور مطلوبہ ثبوت کی بنیاد پر کاغذی فائلنگ کی اجازت دے سکتا ہے، جیسا کہ ریگولیشن 50(2) میں ہے۔
اہم فرق یہ ہے: استثنا رجسٹرار کی اجازت سے ملتا ہے؛ کمپنی خود اپنے لیے استثنا منظور نہیں کرسکتی۔
Form 9 میں درج ہر معاملہ لازماً ڈائریکٹر اور چیف ایگزیکٹو کے اسی اصول کے تحت نہیں آتا۔ آڈیٹر، قانونی مشیر اور دوسرے عہدیداروں کی فائلنگ متعلقہ دفعات اور کمپنی کی عمومی الیکٹرانک فائلنگ حیثیت کے مطابق جانچی جائے۔
4. Form 19: SECP کی موجودہ ہدایت eZfile کے ذریعے فائلنگ ہے
SECP کی 21 اپریل 2026 کی عوامی تعمیلی ہدایت کمپنیوں کو حتمی فائدہ مند ملکیت کی درست اور تازہ معلومات رکھنے کے ساتھ Form 19 کو eZfile کے ذریعے جمع کرانے کی صراحت کرتی ہے۔ کمپنیوں کو اس ہدایت پر عمل کرنا چاہیے اور مطبوعہ Form 19 کو مساوی متبادل نہیں سمجھنا چاہیے۔
اس اعلان میں تعمیل کی ایک مخصوص آخری تاریخ 30 اپریل 2026 تھی۔ اسے ہر سال 30 اپریل کو آنے والی مستقل سالانہ آخری تاریخ نہیں سمجھنا چاہیے۔ جاری مدتیں ریگولیشنز کے مطابق ہیں: سالانہ ریٹرن کے ساتھ فائلنگ، یا جہاں سالانہ ریٹرن ضروری نہ ہو وہاں تقویمی سال کے اختتام کے تیس دن کے اندر، اور متعلقہ تبدیلیوں کے نتیجے میں الگ فائلنگ۔
UBO کے بنیادی نوٹس، اعلامیے اور ریکارڈ، کمپنی کی الیکٹرانک جمع آوری سے الگ ہیں۔ دستخط شدہ ریکارڈ رکھنا خود SECP فائلنگ کو کاغذی فائلنگ نہیں بناتا۔
5. فائلنگ کے طریقے کی عملی رہنمائی
| دستاویز یا کارروائی | قابلِ اطلاق طریقہ |
|---|---|
| Form A یا Form 24 | لازمی آن لائن زمرے میں آنے والی کمپنی الیکٹرانک طریقہ استعمال کرے۔ کاغذی فائلنگ عمومی قواعد کے تحت اہلیت یا متعلقہ اجازت سے مشروط ہے۔ |
| سالانہ مالیاتی گوشوارے اور ضمائم، جہاں جمع کرانا ضروری ہو | کمپنی کی سطح کے وہی الیکٹرانک تقاضے لاگو ہوں گے؛ حسابات جمع کرانے کی ذمہ داری خودکار کاغذی اختیار نہیں دیتی۔ |
| ڈائریکٹر یا چیف ایگزیکٹو کے مخصوص واقعات کا Form 9 | ریگولیشن 50 کا لازمی eZfile طریقہ اپنائیں۔ کاغذی فائلنگ کے لیے مذکورہ استثنائی اجازت ضروری ہے۔ |
| Form 19 اور مقررہ UBO معلومات | SECP کی موجودہ eZfile ہدایت اور ریگولیشنز 48 اور 48A کے بنیادی تقاضوں پر عمل کریں۔ |
| دیگر درخواستیں، پٹیشنز یا معاون دستاویزات | متعلقہ دفعہ، آن لائن نوٹیفکیشن، دستیاب طریقہ اور کاغذی جمع آوری کی مخصوص اجازت دیکھیں۔ |
| اندرونی منٹس، رجسٹرز، نوٹس اور اعلامیے | یہ خودبخود الگ SECP فائلنگز نہیں ہیں۔ متعلقہ قانون اور کمپنی کی دستاویزات کے مطابق انہیں محفوظ رکھیں، ان پر دستخط کریں اور متعلقہ افراد کو بھیجیں۔ |
یہ رہنمائی کمپنیز ریگولیشنز، لازمی آن لائن فائلنگ تقاضوں، Form 19 کی ہدایت اور متعلقہ فارم کی ہدایات کے ساتھ استعمال کی جائے، ان کے متبادل کے طور پر نہیں۔
6. اجازت یافتہ کاغذی درخواست میں کیا ضروری ہے؟
جہاں کاغذی فائلنگ قانوناً ممکن ہو، ریگولیشن 31 دستاویز کی ہیئت، دستخط، منسلکات اور فیس کی ادائیگی کے ثبوت سے متعلق تقاضے مقرر کرتا ہے۔ درخواستوں اور اپیلوں میں مقررہ معلومات ہونی چاہییں، جن میں متعلقہ قانونی دفعہ، حقائق، وجوہ، مطلوبہ حکم یا داد رسی اور مندرجات کی تصدیق کا حلف نامہ شامل ہوسکتے ہیں۔
جہاں قانون کوئی فارم یا باقاعدہ درخواست مقرر کرے، وہاں غیر رسمی خط لازماً کافی نہیں ہوتا۔
ارسال اور وصولی کا فرق بھی اہم ہے۔ ریگولیشن 34(1) کے تحت کوئی دستاویز اسی دن موصول یا حوالے شدہ تصور کی جاتی ہے جس دن وہ متعلقہ دفتر کو وصول ہو۔ آخری دن ڈاک میں ڈالنے کو اسی تاریخ تک فائلنگ کا تقاضا پورا کرنا نہیں سمجھنا چاہیے۔
الیکٹرانک فائلنگ میں جمع شدہ فارم، منسلکات، ادائیگی کا ثبوت اور اقرارِ وصولی محفوظ رکھیں اور کسی اعتراض یا کمی کی نگرانی کریں۔ فیس ادا کرنا مطلوبہ دستاویز کی مکمل جمع آوری کا متبادل نہیں ہے۔
7. کاغذی معاون دستاویز اور کاغذی فائلنگ ایک چیز نہیں
کسی کارپوریٹ لین دین کے لیے اصل دستخط شدہ قرارداد، رضامندی، حلف نامہ یا دوسری معاون دستاویز ضروری ہوسکتی ہے، جبکہ قانونی جمع آوری پھر بھی الیکٹرانک طریقے سے کرنا لازم ہو۔ دستاویز پر دستخط و تنفیذ کا تقاضا اس چینل کا تعین نہیں کرتا جس سے کمپنی متعلقہ فائلنگ کرے گی۔ کمپنیز ریگولیشنز دیکھیے۔
مثلاً آن لائن ریٹرن کے ساتھ قرارداد یا وفات کا سرٹیفکیٹ اپ لوڈ کرنا پڑسکتا ہے۔ اس کے برعکس، کمپنی کو کوئی اصل ریکارڈ محفوظ رکھنا ضروری ہوسکتا ہے مگر اسے ہر سال الگ جمع کرانا ضروری نہ ہو۔
یہ فرق دو متضاد غلطیوں سے بچاتا ہے: عمل آن لائن ہونے کے باعث ضروری کارپوریٹ ریکارڈ چھوڑ دینا، یا اصل دستاویز کاغذ پر دستخط ہونے کی وجہ سے فائلنگ بھی کاغذی کرنا۔
8. 2026 کا Certificate of Statutory Compliance سالانہ تجدید نہیں ہے
2026 میں SECP نے S.R.O. 875(I)/2026 کے ذریعے قانونی تعمیل کے سرٹیفکیٹ (Certificate of Statutory Compliance) کا نظام متعارف کرایا۔ اس کے تحت اہل کمپنی اپنی حیثیت اور قانونی تعمیل کے ریکارڈ سے متعلق سرٹیفکیٹ کے لیے درخواست دے سکتی ہے۔ اسے ہر پرائیویٹ کمپنی کی تشکیل کی نئی لازمی سالانہ تجدید نہیں کہنا چاہیے۔
نظام میں سرٹیفکیٹ کا دستی یا الیکٹرانک اجرا ممکن ہے۔ تاہم سرٹیفکیٹ کے اجرا کا طریقہ، لازمی آن لائن فائلنگ والی کمپنی کو اپنی درخواست کاغذ پر دینے کا غیر محدود حق خودبخود نہیں دیتا۔
اس سرٹیفکیٹ کو 1975 کے قواعد کے تحت کمپنی کے قانونی مشیر سے حاصل ہونے والے سالانہ سرٹیفکیٹ سے بھی الگ سمجھنا چاہیے۔ دونوں مختلف قانونی دستاویزات کے تحت ہیں اور ان کے مقاصد الگ ہیں۔
نتیجہ: فائلنگ کا طریقہ منتخب کرنے سے پہلے ذمہ داری متعین کریں
درست SECP تعمیل کے لیے تین الگ فیصلے ضروری ہیں: کمپنی کو کیا کرنا ہے، کب کرنا ہے، اور مطلوبہ معلومات کس طریقے سے جمع کرانی ہیں۔
پرائیویٹ کمپنی کو مالیاتی گوشوارے جمع کرانے سے استثنا ہوسکتا ہے مگر آڈٹ پھر بھی لازم ہو۔ SMC کو AGM اور عدم تبدیلی کے سالانہ ریٹرن سے استثنا ہوسکتا ہے مگر UBO معلومات جمع کرانا ضروری ہو۔ آن لائن تشکیل کی وجہ سے چھوٹی کمپنی کے لیے عمومی کاغذی اختیار نہ ہو، جبکہ ڈائریکٹر کی مخصوص فائلنگ کمپنی کی پرانی فائلنگ تاریخ سے قطع نظر eZfile پر لازم ہو۔ یہ فرق کمپنیز ایکٹ، کمپنیز ریگولیشنز اور الیکٹرانک فائلنگ تقاضوں سے پیدا ہوتے ہیں۔
کراچی میں کارپوریٹ وکیل یا پاکستان میں کمپنی کی قانونی تعمیل کے لیے معاونت حاصل کرنے والے کاروبار کو ابتدا میں کمپنی کی تاسیسی دستاویزات، ادا شدہ سرمایہ، فائلنگ تاریخ، ملکیتی ساخت اور حقیقی لین دین کا جائزہ لینا چاہیے، نہ کہ محض عمومی سالانہ فائلنگ پیکیج پر انحصار کرنا چاہیے۔
لیگم لاء فرم کارپوریٹ گورننس، قانونی تعمیل، UBO انکشافات، شیئر ہولڈرز اور ڈائریکٹرز کے معاملات، اور متعلقہ ضابطہ جاتی اداروں کے سامنے درخواستوں پر قانونی مشورہ فراہم کرتی ہے۔
یہ مضمون عمومی معلومات کے لیے ہے اور کسی مخصوص کمپنی کے لیے قانونی مشورہ نہیں۔ ٹیکس، ملازمت، سماجی تحفظ، لائسنسنگ اور شعبہ جاتی ذمہ داریوں کا الگ جائزہ ضروری ہے۔ کسی فائلنگ یا استثنا پر انحصار سے پہلے متعلقہ ترامیم، نوٹیفکیشنز، کمپنی کی درجہ بندی اور رجسٹرار کی ہدایات دیکھنی چاہییں۔
